W wielu organizacjach logistycznych dominuje przekonanie, że największe straty generują opóźnienia przewoźników albo błędne prognozy popytu. Tymczasem jeden z bardziej kosztownych obszarów znajduje się bliżej operacji niż finansów: brak standaryzacji etykiet oraz brak możliwości tworzenia przesyłek zbiorczych między magazynami. Nad podobnym problemem pracowaliśmy u jednego z naszych Klientów - wnioskami po tym wdrożeniu i zagadnieniach związanych z etykietą-matka dzieli się Justyna Szlendak, ekspertka Fabres.

Skala kosztów magazynowania

Według raportu McKinsey „Warehouses: “The boxes worth €300 billion” globalne wydatki na magazynowanie szacuje się na ok. €300 mld rocznie, z czego ponad 85% to koszty operacyjne — obejmujące robociznę, przestrzeń magazynową oraz sprzęt wykorzystywany w przyjęciu, składowaniu, kompletacji i wysyłce.  Wniosek? Firmy przeznaczają ogromne środki na codzienne operacje magazynowe, a potencjał optymalizacji kosztów pozostaje niewykorzystany.  Tylko gdzie tych optymalizacji szukać? 

Standard GS1 i optymalizacja poprzez standaryzację  a etykieta-matka

Standard GS1 to globalny, międzynarodowy system standaryzowanych identyfikatorów i rozwiązań dla identyfikacji, rejestracji oraz wymiany danych w łańcuchach dostaw. Jego celem jest usprawnienie procesów biznesowych, redukcja kosztów i zwiększenie efektywności operacyjnej poprzez zapewnienie wspólnego języka dla firm na całym świecie.  Standardy GS1 nie są tylko narzędziem teoretycznym — praktyka wdrożeń potwierdza ich wpływ na efektywność procesów magazynowych. W raporcie GS1 Annual Report (2016–2017) opisano przypadek, w którym po wdrożeniu standardów GS1 dokładność zapasów wzrosła do 96%, a współczynnik błędów zamówień spadł z 10% do 3%.  W projekcie GS1 Portugal jeden z operatorów magazynowych, dzięki ustandaryzowaniu etykiet palet i jednostek logistycznych, skrócił czas przyjęcia jednostki oraz znacznie zmniejszył odsetek odrzuceń produktów. Te liczby potwierdzają, że standaryzacja etykiet to nie tylko kwestia porządków — to realna dźwignia poprawy precyzji operacyjnej i redukcji błędów.

Wdrożenie standaryzacji - nasze case study i etykieta-matka

Nierzadko, w międzynarodowych firmach, także tych z półki enterprise w branży logistyki, można zetknąć się z nieustandaryzowanymi praktykami i kosztownym wzorcem procesów. Tym bardziej, gdy taka firma posiada magazyny rozsiane po wielu krajach świata - wówczas często bywa tak, że każda lokalizacja działa według własnych procedur, używa innych formatów etykiet i różnych zasad przygotowania wysyłek. Konsekwencje mogą być następujące:

• każda paczka musi być nadawana oddzielnie,

• każdy wydruk wymaga osobnego procesu i kontroli,

• koszty transportu rosną, bo każda jednostka jest liczona jako osobna przesyłka,

• śledzenie między magazynami jest utrudnione.

Co ciekawe, w takich przypadkach wyzwaniem nie musi być wcale technologia, lecz właśnie standardy procesowe, wynikające ze skali działań firmy. Jeśli każdy magazyn obsługuje paczki w inny sposób, co zdarza się nader często, żaden system nie zadziała tak, jak tego oczekuje biznes. To dokładnie ta kategoria kosztów — wysoka, powtarzalna, ignorowana — która na dashboardach zarządów zwykle nie ma swojej własnej linijki, ale potrafi obniżyć rentowność całego modelu operacyjnego.

Etykieta-matka jako nowy standard operacyjny

By wesprzeć potrzeby klienta, zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy funkcjonalność pozwalającą na generowanie jednej etykiety nadrzędnej — tzw. etykiety-matki, z unikalnym ID, która miała być naklejana na zbiorczą paletę, pełną pojedynczych, osobnych paczek, z własnymi etykietami. Rozwiązanie wdrożone w całej sieci magazynów wprowadza jednolity standard operacyjny, minimalizując manualne interwencje i ryzyko błędów.

Mechanizm operacyjny tego wdrożenia jest prosty:

• magazynier tworzy etykietę nadrzędną (etykietę-matkę) w aplikacji,

• skanuje do niej wszystkie paczki wysyłane wspólnie,

• system przypisuje je automatycznie do jednej przesyłki,

• we wszystkich magazynach drukowana jest identyczna, standardowa etykieta.

Co więcej? Dodaliśmy nowe funkcjonalności w aplikacji skanującej, rozbudowaliśmy widoki systemowe i przetestowaliśmy cały proces tak, aby działał jednolicie niezależnie od specyfiki magazynu. Z perspektywy zarządów najważniejsze jest jednak to, że rozwiązanie ujednoliciło pracę operacyjną, skróciło czas obsługi i ograniczyło liczbę błędów, tworząc spójny proces możliwy do dalszej automatyzacji.

Metryki, które przesądzają o decyzjach inwestycyjnych

Standaryzacja etykiet i przesyłek zbiorczych to nie modernizacja operacyjna — to mechanizm odblokowania efektywności na poziomie całej organizacji.  Jednoznacznie potwierdzają to dane branżowe:

• Według GS1 Polska, zastosowanie standardowej etykiety logistycznej GS1 może skrócić czas przyjęcia towaru do magazynu nawet o 66 %.  
• Jak podaje raport GS1 Polska („Raport Fulfilment”), użycie etykiet SSCC zawierających informacje o zawartości jednostki logistycznej (ilość, partia, data ważności) prowadzi do redukcji zaangażowania pracownika przy przyjęciu dostawy oraz do uproszczenia procesu. 

Wniosek? Każde 10 sekund zaoszczędzone na jednostce pracy oznacza realne odciążenie 400 roboczogodzin miesięcznie, co przekłada się na wzrost produktywności i zmniejszenie kosztów pracy. Warto? Oczywiście!

Co może zyskać firma dzięki takiemu wdrożeniu?

Jak wynika z naszych doświadczeń, wdrożenie takiego featura jak etykieta-matka wpływa pozytywnie na procesy i może przynieść natychmiastowe, wymierne efekty, takie jak:

• istotne ograniczenie liczby operacji manualnych,

• pełną przejrzystość przepływu paczek i statusów,

• jednolitą etykietę dostępną w każdej lokalizacji,

• mniejsze ryzyko błędów i zagubień,

• krótszy czas realizacji zadań magazynierów,

• niższe koszty transportu,

• ograniczony ślad węglowy dzięki mniejszej liczbie przesyłek jednostkowych,

• wyższe NPS wśród odbiorców B2B, którzy otrzymują jedną przesyłkę zamiast kilku.

Coś jeszcze? Jak najbardziej! Tego rodzaju aplikacje mogą też wpłynąć na pozytywny scenariusz zmian i  stać się pretekstem do wdrożenia ujednoliconych procedur w firmie.
Każdy z tych punktów z osobna już jest  wartościowy, ale prawdziwą przewagę buduje ich synergia: ryzyka maleją, proces staje się przewidywalny, a organizacja może pracować na jednym, wspólnym standardzie operacyjnym.

Wniosek dla decydentów: standaryzacja to architektura skalowalności

Nasza obserwacja z wielu projektów jest jednoznaczna: standaryzacja procesów magazynowych nie jest wyborem operacyjnym, lecz decyzją strategiczną. Jednolita etykieta i możliwość tworzenia przesyłek zbiorczych nie tylko obniżają koszty i mogą  stabilizować KPI — tworzą fundament pod automatyzację, digitalizację i skalowanie całego modelu logistycznego.

W środowisku, w którym marże są coraz niższe, a zmienność zamówień coraz wyższa, kontrola nad tak elementarnym aspektem jak etykieta staje się jednym z najskuteczniejszych narzędzi budowania przewagi konkurencyjnej.

To mały proces z ogromnym wpływem — i jeden z nielicznych, który można uporządkować szybko, przewidywalnie i z natychmiastowym zwrotem.

Co dalej?

Przeczytaj nasz kolejny artykuł o niestandardowych rozwiązaniach w logistyce i zobacz, jak jeszcze możesz usprawnić swoje procesy.

Jeżeli chcesz przekształcić operacje magazynowe w skalowalny, przewidywalny proces z wymiernymi oszczędnościami, umów się na konsultację  z Wojtkiem lub Bartkiem, naszymi Strategic Partnership Managerami.