Opłacalny system TMS - główne cechy
Wydajny system TMS wnosi podstawową wartość do pracy spedytorów, przewoźników, spedytorów i usług logistycznych 3PL lub 4PL. Może to być samodzielny produkt lub część systemu łańcucha dostaw, w zależności od konkretnych potrzeb biznesowych. W każdej formie powinien ułatwiać zautomatyzowane podejmowanie decyzji, konsolidację ładunków, optymalizację tras, oszczędność czasu, redukcję zawyżonych opłat przewoźnika i zautomatyzowany audyt frachtu.
Aby sprostać wymaganiom związanym z zapewnieniem płynności tych kluczowych procesów logistycznych, dobry system TMS musi również obejmować pewne funkcje. Przede wszystkim oprogramowanie musi być wielofunkcyjne i umożliwiać różnorodne przetwarzanie danych. Zwykle obejmuje to następujące tryby:
- Księgowość
- Administracja i zarządzanie
- Raportowanie i analityka
- Sprzedaż
- Zarządzanie ryzykiem
- Wysyłka
- Sprzedawca
- Śledzenie procesu transportu
Kolejną istotną kwestią jest skalowalność i potencjał do dalszej adaptacji i integracji. TMS w dużej mierze zależy od wymiany danych między różnymi partnerami (dostawcami, przewoźnikami i dostawcami usług logistycznych), więc musi być dostępny do integracji z systemami zewnętrznymi bez generowania nadmiernych kosztów w przypadku obrotu lub ekspansji biznesowej.
Jednak najbardziej znaczącym i nadrzędnym z wyżej wymienionych kryteriów pozostaje czynnik adekwatności do niszowych i unikalnych wymagań biznesowych użytkownika.
Potrzeba solidnych systemów idzie w parze z podażą: istnieje ogromna ilość gotowego oprogramowania dla logistyki, odpowiadającego na konkretne wyzwania, a nawet sektory gospodarki. Niektóre z nich mogą idealnie pasować do wymagań firm, ale w innych przypadkach warto rozważyć zbudowanie niestandardowego systemu.
Budować niestandardowy TMS czy nie budować?
Aby odpowiedzieć na to pytanie, firma powinna zdefiniować swoje potrzeby operacyjne i to, co chce osiągnąć poprzez wdrożenie TMS. Krytyczna analiza nie może pomijać żadnego z czynników specyficznych dla biznesu, jak również predyktorów i prognoz rozwoju - w przeciwnym razie może to doprowadzić do wprowadzenia rozwiązania, które okaże się całkowicie niedziałające.
Szybko zmieniające się środowisko branżowe stwarza konieczność zwinnego korygowania zmian, przewidywania i reagowania na niepewności. Reakcja operacyjna ma krytyczne znaczenie dla ustalenia pozycji firmy i jest możliwa tylko dzięki wysoce regulowanym rozwiązaniom niestandardowym. Posiadanie niestandardowego systemu TMS nie tylko uchroniłoby firmę przed pozostaniem w tyle za konkurencją, ale także umożliwiłoby jej proaktywne kształtowanie otoczenia i wyznaczanie nowych standardów innowacji.
Jeśli chodzi o systemy Off Shelf, warto wziąć pod uwagę ukryte koszty, takie jak licencja, przedłużenie subskrypcji, coroczna konserwacja, konieczność zakupu i wdrożenia oprogramowania innej firmy oraz szkolenia personelu. Z drugiej strony, niestandardowe oprogramowanie do zarządzania transportem jest własnością klienta i jest przez niego kontrolowane. Oznacza to brak powtarzających się opłat licencyjnych, ani niechcianych, niesprawdzonych aktualizacji, które mogą zagrozić stabilności całego systemu. Umożliwia to również znacznie szybsze działania podejmowane przez dedykowanych programistów IT z dużą wiedzą specjalistyczną w zakresie poszczególnych zagadnień logistycznych.
Kolejną zaletą niestandardowego systemu TMS jest możliwość wdrożenia płynnej integracji z innymi systemami i aplikacjami (takimi jak WMS, ERP lub systemy zakupowe klienta).
Wreszcie, bezpieczeństwo danych to świetny temat. Jakiekolwiek naruszenie danych spowodowane słabo chronionym przechowywaniem danych jest potencjalnie katastrofalne i może poważnie zaszkodzić wiarygodności firmy, nie wspominając o konsekwencjach prawnych. Dzięki niestandardowemu systemowi TMS żadne osoby trzecie nie uzyskują dostępu do danych, ponieważ użytkownik staje się jedynym właścicielem produktu. W związku z tym za bezpieczeństwo aplikacji odpowiada partner techniczny właściciela, dlatego niezwykle ważne jest, aby dokładnie wybrać zasoby programistyczne.
Podsumowując
Każda z firm logistycznych charakteryzuje się własną specyfiką, procesami i metodologiami, które muszą być zaadresowane i ulepszone przez idealnie dopasowany system TMS, a nie przekształcane w celu dostosowania do ograniczeń oprogramowania. Oczywiste zapotrzebowanie na inteligentniejsze, szybsze i bardziej niezawodne usługi w branży L&T dowodzi, że dostosowane rozwiązania mogą przynieść ogromną przewagę konkurencyjną firmom, które decydują się na rozwój własnych systemów, dojrzewając wraz z przedsiębiorstwami.
