Process efficiency – what is it?
Zasadniczo jest to ilość wysiłku, jaki firma musi włożyć w osiągnięcie wyniku. Im lepsze wykonanie, tym płynniejsze procesy, a następnie lepsza wydajność procesu.
Mówiąc dokładniej, załóżmy, że Twoja firma produkuje buty. Masz 3 wysoko wyspecjalizowanych szewców, którzy mogą wyprodukować (każdy z nich) 3 pary butów dziennie. Daje to 9 par butów dziennie. Każdy nowy potencjalny pracownik musi przejść długie, 3-letnie szkolenie, aby zdobyć umiejętności szewca. Jeśli któryś z szewców zachoruje, tracisz 3 pary butów dziennie i trudno jest zastąpić szewca innym.
Można jednak stworzyć inny system. Zamiast jednego, wysoce wyspecjalizowanego szewca, który zna cały proces produkcji butów, można podzielić proces na mniejsze i łatwiejsze części. Załóżmy, że nowy sposób składa się z 15 części. Można zatrudnić 15 osób, każda z nich przechodzi 3-tygodniowe szkolenie i jest gotowa do pracy. Co więcej, ze względu na powtarzalny charakter mniejszej części procesu, mogą oni być w stanie stworzyć więcej produktów. Jeśli coś się stanie, łatwiej jest zastąpić pracowników, którzy znają tylko niewielką część procesu, niż mistrza szewstwa.
Inny przypadek: masz dział IT w firmie, który ma stworzyć aplikację.
Wyobraź sobie następującą sytuację jako kierownik testów:
Twój zespół znajduje błędy podczas testowania projektu x:
Temat: „Do tej pory znaleźliśmy 56 usterek w projekcie x”.
Kierownik testów: „Dobrze, poinformuję zespół programistów”.
Po tygodniu deweloperzy odpowiadają Test Managerowi:
Deweloper: „Naprawiliśmy 45 usterek.”
Kierownik testów: „Dobrze, poinformuję o tym mój zespół testowy”.
Po kolejnym tygodniu tester odpowiada:
Subject: „Rzeczywiście, te 45 usterek zostało załatanych, ale znaleźliśmy dodatkowe 10”.
O ile możemy wierzyć, że taka sytuacja nie zdarza się często, jest ona dość popularna. Istnieje jednak proste rozwiązanie: usprawnienie procesu zarządzania defektami, aby ostatecznie przyspieszyć całą produkcję.
PS możesz przeczytać więcej o procesie zarządzania defektami tutaj
Płynność procesów ma duży wpływ na rentowność, więc zwiększając wydajność procesów, wpływasz na wzrost zysków.
Jak obliczyć wydajność procesu?
Aby zmierzyć wydajność, można użyć tego wzoru na wydajność cyklu procesu:
czas tworzenia wartości dodanej/całkowity czas realizacji
czas tworzenia wartości dodanej - czas spędzony na tworzeniu produktu
całkowity czas realizacji - czas potrzebny na ukończenie całego cyklu procesu (a więc czas tworzenia wartości dodanej i czas zmarnowany).
Znany jest również wzór na określenie ogólnej wydajności procesu:
(wartość wyjść/wartość wejść) x 100
Możemy wrócić do przykładu produkcji butów (przed zmianą procesu). Załóżmy, że firma wydaje 1500 USD dziennie na opłacenie pracy profesjonalnych szewców i materiałów, a firma produkuje buty o wartości 2500 USD dziennie. Daje to wydajność na poziomie 60%.
Jeśli wydajność procesu przekracza 100%, uznaje się, że wnosi on wartość dodaną. Im wyższa wartość procentowa, tym wyższa wydajność procesów.
Kolejną istotną kwestią jest skalowalność i potencjał do dalszej adaptacji i integracji. TMS w dużej mierze zależy od wymiany danych między różnymi partnerami (dostawcami, przewoźnikami i dostawcami usług logistycznych), więc musi być dostępny do integracji z systemami zewnętrznymi bez generowania nadmiernych kosztów w przypadku obrotu lub ekspansji biznesowej.
Jednak najbardziej znaczącym i nadrzędnym z wyżej wymienionych kryteriów pozostaje czynnik adekwatności do niszowych i unikalnych wymagań biznesowych użytkownika.
Potrzeba solidnych systemów idzie w parze z podażą: istnieje ogromna ilość gotowego oprogramowania dla logistyki, odpowiadającego na konkretne wyzwania, a nawet sektory gospodarki. Niektóre z nich mogą idealnie pasować do wymagań firm, ale w innych przypadkach warto rozważyć zbudowanie niestandardowego systemu.
Jak poprawić wydajność procesu?
Po pierwsze - zidentyfikuj wszystkie procesy i wykonaj przegląd.
Co działa dobrze? Co nie działa? Co zyskałoby na zmianie? Nie zapomnij zapytać ludzi. Ludzie, którzy pracują z systemem/procesem na co dzień, wiedzą najlepiej, co ich spowalnia. Mogą być doskonałym źródłem informacji, wystarczy ich posłuchać. W zależności od firmy, warto zapytać klientów o ich opinię.
Po drugie - ustal cele i stwórz KPI.
Znasz już wady procesów. Jakie wyniki chcesz osiągnąć? Bądź konkretny i wyznacz bardzo jasne cele. Na przykład: wzrost wytwarzanych produktów o 10% lub wzrost zadowolenia klientów o 90%. Następnie możesz stworzyć wskaźniki KPI, które pomogą osiągnąć oczekiwane wyniki.
Następny krok - przeprojektowanie procesów.
Krok po kroku zacznij naprawiać procesy jeden po drugim. Zmieniaj przepływy pracy, ulepszaj miary i nie zapominaj o radach swoich pracowników. Podporządkuj wskaźniki KPI konkretnym pracownikom, którzy będą odpowiedzialni za ich monitorowanie.
Po czwarte - wdrożenie ulepszonych procesów.
Teraz powinieneś mieć na uwadze solidny proces. Czas wprowadzić ulepszenia w życie. Ważne jest jednak, aby pokazać pracownikom, dlaczego przeprojektowanie miało miejsce i jak pomoże wszystkim szybciej osiągnąć cele.
Następnie można rozpocząć wdrażanie. Weź pod uwagę, że pracownicy potrzebują czasu na dostosowanie się do nowych procesów. Pamiętaj, aby zapewnić im całą niezbędną wiedzę lub ewentualne dodatkowe umiejętności, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Ostatnia część - obserwuj, analizuj i optymalizuj nowe sposoby.
Wydajność procesów wymaga ciągłego monitorowania, analizowania i optymalizacji. Zaplanuj regularne spotkania z interesariuszami, aby poprosić ich o opinie na temat procesów, ponieważ ludzie są kluczową częścią każdej firmy. Daj im znać, że mogą czuć się komfortowo podczas wyrażania opinii.
Każda firma ma wydajność procesu. Pytanie brzmi, jaki procent wydajności reprezentuje Twoja firma i jak poprawić tę liczbę. Pięć kroków, jak to zrobić, to niewiele, ale każdy krok jest niezwykle ważny i wymaga dużo uwagi i wnikliwości. Droga do poprawy wydajności procesów prawdopodobnie będzie trudna, ale warta zachodu.
Chcesz porozmawiać z naszym menedżerem ds. partnerstwa strategicznego na temat rozwoju swojej firmy?
